LIÊN KẾT WEBSITE
banner banner banner banner banner banner banner
SỐ LIỆU THỐNG KÊ:
Số lượng truy cập:1007494
Đang truy cập:141
TIN TỨC
Thủ tục khai thác tài liệu tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ
Quy chế này quy định chế độ khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Hà Tĩnh. Quy chế này áp dụng đối với cơ quan, tổ chức, cá nhân đến khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ (sau đây gọi chung là Người khai thác) và cán bộ, công chức viên chức của Chi cục Văn thư - Lưu trữ.

QUY CHẾ

 Khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ 


Chương I

QUY ĐỊNH CHUNG

 
 Điều 1. Phạm vi và đối tượng áp dụng

          1. Quy chế này quy định chế độ khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Hà Tĩnh.

2. Quy chế này áp dụng đối với cơ quan, tổ chức, cá nhân đến khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ (sau đây gọi chung là Người khai thác) và cán bộ, công chức viên chức của Chi cục Văn thư - Lưu trữ.

Điều 2. Tài liệu lưu trữ bảo quản tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ là bản gốc, bản chính hoặc bản sao hợp pháp của tài liệu; có giá trị đối với quốc gia và xã hội; được hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan Nhà nước, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, tổ chức kinh tế, các nhân vật lịch sử tiêu biểu trên địa bàn tỉnh Hà Tĩnh; không phân biệt thời gian, hình thức ghi tin và vật mang tin; được lựa chọn giữ lại nhằm phục vụ nghiên cứu khoa học, lịch sử và hoạt động thực tiễn.

Tài liệu lưu trữ bảo quản tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ thuộc Phông lưu trữ Nhà nước tỉnh Hà Tĩnh và thuộc thành phần Phông Lưu trữ Quốc gia Việt Nam, được quản lý thống nhất theo quy định của pháp luật, không một cơ quan, tổ chức, cá nhân nào được chiếm dụng làm của riêng. Nghiêm cấm việc mua bán, trao đổi, cất giữ, tiêu huỷ trái phép tài liệu lưu trữ hoặc sử dụng vào mục đích trái với lợi ích của Nhà nước Việt Nam.

          Điều 3. Trách nhiệm của Chi cục Văn thư - Lưu trữ

Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Hà Tĩnh (sau đây gọi tắt là Chi cục) là cơ quan có trách nhiệm giúp Ủy ban nhân dân tỉnh, Sở Nội vụ tổ chức bảo quản, khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ theo Quy chế này và quy định hiện hành của Nhà nước.

Điều 4. Thành phần tài liệu bảo quản tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ

          1. Tài liệu của các cơ quan, tổ chức của Uỷ ban hành chính tỉnh Hà Tĩnh và các tổ chức khác thuộc chính quyền cách mạng trước ngày 30/4/1975.

          2. Tài liệu của các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu theo Quyết định của Uỷ ban nhân dân tỉnh.

3. Tài liệu của các cá nhân, gia đình, dòng họ tự nguyện cho, tặng, ký gửi hoặc bán theo quy định của pháp luật.

4. Hồ sơ khen thưởng cán bộ, nhân dân trong hai cuộc kháng chiến chống thực dân Pháp, chống đế quốc Mỹ.

          Điều 5. Các hình thức khai thác, sử dụng tài liệu

1. Sử dụng tài liệu tại Phòng đọc;

          2. Cho mượn tài liệu;

          3. Cấp bản sao và chứng thực, trích sao tài liệu;

          4. Thông báo, giới thiệu tài liệu;

5. Triển lãm, trưng bày, công bố tài liệu;

6. Biên soạn, xuất bản sách;

7. Làm phim tuyên truyền giới thiệu về công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ…

Chương II

THẨM QUYỀN CHO PHÉP

KHAI THÁC, SỬ DỤNG TÀI LIỆU

Điều 6. Thẩm quyền Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh

- Cho phép các tổ chức nước ngoài, người nước ngoài khai thác, sử dụng tài liệu.

- Cho phép mang tài liệu được sử dụng rộng rãi bảo quản tại Chi cục ra nước ngoài.

- Cho phép công bố tài liệu đang bảo quản tại Chi cục.

Điều 7. Chủ tịch Uỷ ban nhân dân tỉnh uỷ quyền

1. Giám đốc Sở Nội vụ:

Cho phép khai thác, sử dụng tài liệu thuộc Phông Uỷ ban hành chính Hà Tĩnh trước 30/4/1975; tài liệu quý, hiếm; tài liệu phục vụ công tác điều tra của các cơ quan chức năng.

          2. Chi cục trưởng Chi cục Văn thư - Lưu trữ:

Cho phép khai thác, sử dụng các loại tài liệu không thuộc thẩm quyền quy định tại Điều 6 và khoản 1 Điều 7 Quy chế này.

Điều 8. Khai thác, sử dụng tài liệu thuộc danh mục bí mật nhà nước

Việc khai thác, sử dụng tài liệu thuộc danh mục bí mật nhà nước thực hiện theo quy định hiện hành.

Chương III

TRÁCH NHIỆM ĐỐI VỚI CÔNG TÁC KHAI THÁC,

SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ

Điều 9. Quyền và nghĩa vụ của Người khai thác

          1. Được khai thác, sử dụng tài liệu bảo quản tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ để phục vụ công tác, nghiên cứu khoa học và các nhu cầu chính đáng sau khi có ý kiến của người có thẩm quyền quy định tại Điều 6 và Điều 7.

2. Thực hiện nghiêm chỉnh Quy chế này và các quy định của pháp luật có liên quan. Chấp hành nội quy Phòng đọc, giữ bí mật các thông tin của tài liệu và thanh toán các phí, lệ phí về khai thác, sử dụng tài liệu theo quy định hiện hành.

Điều 10. Quy trình, thủ tục khai thác, sử dụng tài liệu tại Chi cục

1. Các bước thực hiện:

- Cá nhân, tổ chức chuẩn bị đầy đủ hồ sơ hợp lệ theo quy định, nộp hồ sơ tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ (Sở Nội vụ tỉnh Hà Tĩnh), địa chỉ: số 01 Nguyễn Hữu Thái - Phường Tân Giang, Thành phố Hà Tĩnh, tỉnh Hà Tĩnh.

- Chi cục Văn thư - Lưu trữ tiếp nhận hồ sơ, phục vụ việc khai thác, sử dụng tài liệu theo phê duyệt của cơ quan có thẩm quyền. Trường hợp không đồng ý thì có văn bản trả lời nêu rõ lý do.

2. Thành phần hồ sơ:

- Văn bản đề nghị hoặc giấy giới thiệu của cơ quan (nếu khai thác, sử dụng tài liệu vì mục đích công vụ);

- Phiếu đăng ký khai thác, sử dụng tài liệu và xuất trình Giấy chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu đối với người nước ngoài (nếu khai thác, sử dụng tài liệu vì mục đích cá nhân). Trường hợp nghiên cứu chuyên đề, khoá luận, luận văn, luận án thì phải có đề cương nghiên cứu.

- Phiếu đề nghị đọc tài liệu.

- Phiếu đề nghị sao chụp tài liệu (nếu cần sao chụp).

3. Số lượng hồ sơ: 01 bộ.

4. Thời hạn giải quyết:

- Không quá 01 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ đối với tài liệu do Chi cục Văn thư - Lưu trữ trực tiếp giải quyết;

- Không quá 03 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ đối với tài liệu phải có ý kiến chấp thuận của Sở Nội vụ.

- Không quá 05 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ đối với tài liệu phải có ý kiến chấp thuận của Ủy ban nhân dân tỉnh.

Điều 11. Trách nhiệm của Chi cục

          1. Chi cục trưởng có trách nhiệm:

          - Trình cấp có thẩm quyền xem xét, phê duyệt các loại phiếu yêu cầu khai thác, sử dụng các loại tài liệu thuộc thẩm quyền quy định tại Điều 6, Khoản 1 Điều 7 của Quy chế.

          - Ký duyệt các loại phiếu yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu của Người khai thác quy định tại Khoản 2 Điều 7.

- Ký duyệt xuất, nhập tài liệu bảo quản tại Chi cục.

2. Viên chức được phân công lĩnh vực khai thác, sử dụng tài liệu có trách nhiệm:

          - Làm thủ tục tiếp nhận và giao kết quả khai thác tài liệu cho Người khai thác.

          - Thực hiện đúng quy trình khai thác, sử dụng tài liệu.

          3. Viên chức được giao nhiệm vụ phụ trách Kho có trách nhiệm:

          - Thực hiện đúng quy trình khai thác, sử dụng tài liệu.

          - Tổ chức thực hiện việc xuất, nhập tài liệu trong Kho.

          4. Viên chức phụ trách Phòng đọc có trách nhiệm:

          - Tiếp nhận và hướng dẫn Người khai thác sử dụng các công cụ tra tìm tài liệu.

- Tổng hợp báo cáo, cập nhật số lượng Người khai thác hàng tuần, tháng, quý, năm.

          - Quản lý những tài liệu đã được đưa ra Phòng đọc và các trang thiết bị của Phòng đọc.

 Chương IV

    KHAI THÁC, SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ              

 Điều 12. Công tác Phòng đọc

          1. Phòng đọc của Chi cục được tổ chức khoa học, đầy đủ trang thiết bị cần thiết và công cụ tra cứu tài liệu (máy vi tính, tủ thẻ, mục lục hồ sơ, tủ sách pháp luật, công báo v.v..) để phục vụ tốt Người khai thác.

2. Phòng đọc phải niêm yết nội quy Phòng đọc và các thông tin cần thiết khác phục vụ Người khai thác hiệu quả.

          3. Xuất, nhập tài liệu phục vụ Người khai thác tại Phòng đọc:

          - Viên chức phụ trách Phòng đọc thực hiện yêu cầu của Người khai thác sau khi nhận phiếu yêu cầu đã được các cấp có thẩm quyền phê duyệt; nếu có trở ngại gì phải thông báo ngay cho Người khai thác.

          - Khi xuất, nhập tài liệu, viên chức phụ trách Kho và viên chức phụ trách Phòng đọc phải bàn giao đến từng tờ trong hồ sơ.

          - Viên chức phụ trách Kho phải ghi chép theo dõi việc xuất nhập tài liệu cho Người khai thác.

          Điều 13. Hoạt động triển lãm, trưng bày tài liệu

          1. Chi cục xây dựng kế hoạch triển lãm chuyên đề, trưng bày tài liệu lưu trữ nhằm phục vụ cho các mục đích tuyên truyền nhân dịp các ngày lễ lớn của dân tộc theo kế hoạch chung của Ủy ban nhân dân tỉnh.

          2. Phối hợp các Bảo tàng trong tỉnh xây dựng các gian triển lãm tại các Bảo tàng theo kế hoạch.

          3. Không trưng bày nguyên bản, chỉ trưng bày các bản photocopy từ nguyên bản.

          4. Chi cục cử viên chức lưu trữ phối hợp với Hướng dẫn viên bảo tàng để thuyết minh và giải đáp các vấn đề liên quan đến tài liệu trưng bày.

          Điều 14. Thông báo, giới thiệu tài liệu

          1. Chi cục có trách nhiệm thông báo, giới thiệu tài liệu đến các cơ quan, tổ chức, cá nhân sau khi phân tích, nghiên cứu mức độ quan trọng của tài liệu nhằm giúp cơ quan, tổ chức, cá nhân có thêm thông tin trong hoạt động chuyên môn của mình.

          2. Biên soạn, viết bài giới thiệu tài liệu chuyên đề, mục lục tài liệu chuyên đề để phục vụ theo yêu cầu của Người khai thác và nhân dân.

          Điều 15. Chứng thực, trích sao tài liệu lưu trữ

          Chi cục chịu trách nhiệm chứng thực, trích sao tài liệu lưu trữ đang được bảo quản tại Chi cục. 

          1. Việc chứng thực tài liệu được thực hiện từ bản chính, bản gốc của hồ sơ, tài liệu.

          2. Việc trích sao tài liệu được thực hiện từ bản chính của hồ sơ, tài liệu lưu trữ. Bản trích sao tài liệu được trích một phần nội dung từ bản chính của tài liệu lưu trữ.

            Điều 16. Sao tài liệu

 Người có thẩm quyền cho phép khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ thì cho phép sao tài liệu lưu trữ. Chi cục Văn thư - Lưu trữ thực hiện việc sao tài liệu, cấp chứng thực tài liệu lưu trữ.

Điều 17. Công bố tài liệu

          Chi cục xây dựng danh mục tài liệu công bố theo quy định của Nhà nước, trình Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh quyết định công bố.

Điều 18. Bảo quản và sử dụng công cụ tra cứu

Chi cục có trách nhiệm quản lý, bảo quản các công cụ tra cứu. Người khai thác có thể được sử dụng các công cụ tra cứu sau khi có ý kiến của Chi cục trưởng.

 

Chương V

KHEN THƯỞNG, XỬ LÝ VI PHẠM

          Điều 19. Khen thưởng

          Cơ quan, tổ chức, cá nhân có một trong những thành tích sau đây sẽ được khen thưởng theo quy định của pháp luật:

          1. Hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ bảo quản an toàn, khai thác và sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ.

          2. Phát hiện, tố giác kịp thời các hành vi chiếm đoạt, làm hư hại, làm mất, tiêu hủy trái phép tài liệu.

          Điều 20. Xử lý vi phạm

          Cơ quan, tổ chức, cá nhân nào vi phạm các quy định của Quy chế này và các quy định khác của pháp luật về lưu trữ thì tùy theo tính chất, mức độ vi phạm mà bị xử lý kỷ luật, xử phạt vi phạm hành chính hoặc truy cứu trách nhiệm hình sự theo quy định của pháp luật.

Chương VI

    ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH

 

           Điều 21. Điều khoản thi hành

Cơ quan, tổ chức, cá nhân đến khai thác, sử dụng tài liệu phải thực hiện đúng các quy định tại Quy chế này.

Chi cục trưởng có trách nhiệm xây dựng quy trình tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ, nội quy phòng đọc.

Giám đốc Sở Nội vụ chỉ đạo Chi cục tổ chức thực hiện Quy chế. Trong quá trình thực hiện, nếu có vướng mắc, cơ quan, tổ chức và cá nhân phản ánh về Sở Nội vụ tổng hợp trình Chủ tịch Uỷ ban nhân dân tỉnh xem xét, sửa đổi, bổ sung./.



Ý KIẾN PHẢN HỒI:
Họ tên:
Email:
Địa chỉ:
Nội dung:  
Mã xác nhận:
TIN MỚI:
- Tập huấn nghiệp vụ công tác Văn thư - Lưu trữ năm 2014 - Các mẫu văn bản trong các cơ quan nhà nước, cơ quan Đảng - Danh bạ điện thoại Chi cục Văn thư - Lưu trữ - Hội nghị nâng cao hiệu quả công tác văn thư lưu trữ tại huyện Nghi Xuân. - Tăng cường thực hiện một số nhiệm vụ về văn thư, lưu trữ - Trao đổi về cách viện dẫn các căn cứ ban hành trong một số quyết định cá biệt hiện nay - Đề nghị xét tặng Kỷ niệm chương Vì sự nghiệp Văn thư - Lưu trữ - SỞ NỘI VỤ: Kiểm tra công tác Văn thư lưu trữ Ngành GD&ĐT - Biện pháp nâng cao chất lượng công tác lập hồ sơ hiện hành ở các cở quan, tổ chức địa phương - Báo cáo thống kê công tác văn thư lưu trữ
TIN CÙNG LOẠI:
- Tăng cường thực hiện một số nhiệm vụ về văn thư, lưu trữ - Đề nghị xét tặng Kỷ niệm chương Vì sự nghiệp Văn thư - Lưu trữ - Báo cáo thống kê công tác văn thư lưu trữ - Thông tư hướng dẫn thực hiện bồi dưỡng bằng hiện vật đối với người lao động làm việc trong điều kiện độc hại - Công văn 889/SNV-CCVTLT của Sở Nội vụ hướng dẫn triển khai một số nhiệm vụ công tác văn thư lưu trữ - Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16/4/2013 của Bộ Nội vụ Hướng dẫn xây dựng quy chế công tác văn thư lưu trữ - Công văn 3493/UBND-NC1 VV thực hiện một số nhiệm vụ trọng tâm công tác văn thư lưu trữ - Luật Lưu trữ - Hướng dẫn tiêu hủy tài liệu hết giá trị - Thông tư liên tịch hướng dẫn thực hiện chế độ bồi dưỡng bằng hiện vật đối với người lao động làm việc có yếu...