CƠ QUAN LƯU TRỮ

LĨNH VỰC HOẠT ĐỘNG

banner banner banner banner banner banner banner banner banner banner banner banner banner banner banner banner banner banner
SỐ LIỆU TRUY CẬP:
Tổng truy cập:13039600
Đang truy cập:242
GIỚI THIỆU
Hỏi đáp về nghiệp vụ Văn thư - Lưu trữ

Ngày đăng: 06/09/2017

    Công tác văn thư, lưu trữ có vai trò rất quan trọng đối với tất cả các lĩnh vực của đời sống xã hội và là nhiệm vụ không thể thiếu trong hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức. Chính vì vậy, trong những năm qua, Đảng và Nhà nước ta đã ban hành và hoàn thiện hệ thống văn bản quản lý nhà nước về văn thư lưu trữ. Từ đó đưa công tác văn thư lưu trữ dần đi vào nề nếp, đúng quy định, phục vụ đắc lực cho hoạt động quản lý hành chính nhà nước đạt hiệu lực, hiệu quả.

    Với chức năng giúp Giám đốc Sở Nội vụ tham mưu cho Ủy ban nhân dân tỉnh thực hiện nhiệm vụ quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ và trực tiếp quản lý tài liệu lưu trữ lịch sử của tỉnh, trong thời gian qua, Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh đã tham mưu nhiều văn bản chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ, tổ chức kiểm tra, tập huấn nghiệp vụ cho cán bộ trực tiếp làm công tác văn thư lưu trữ... Kết quả thực hiện nhiệm vụ văn thư lưu trữ ở các cấp, các ngành có nhiều chuyển biến rõ rệt. Bên cạnh những kết quả đạt được, công tác văn thư lưu trữ tại các cơ quan, đơn vị còn có những tồn tại như công tác quản lý nhà nước ở cấp huyện thiếu tính hệ thống, chưa bao quát các ngành; văn bản sai thể thức và kỹ thuật trình bày; tài liệu lưu trữ tấp đống, bó gói khá phổ biến... Nguyên nhân do đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức chưa nắm rõ quy định và trách nhiệm của cá nhân trong công tác văn thư, lưu trữ; việc áp dụng lý thuyết vào thực tiễn còn nhiều hạn chế, không được đào tạo đúng ngành nghề chuyên môn... Do đó trong quá trình thực hiện nhiệm vụ còn nhiều lúng túng, vướng mắc.

    Trước thực trạng đó, nhằm hệ thống hóa các quy định của pháp luật về văn thư lưu trữ cũng như hệ thống lại các kiến thức cơ bản về nghiệp vụ văn thư lưu trữ, nhân dịp kỷ niệm 70 năm ngày truyền thống Ngành Lưu trữ Việt Nam (03/01/1946 - 03/01/2016), Chi cục Văn thư - Lưu trữ biên soạn cuốn sách “Hỏi - Đáp về nghiệp vụ văn thư lưu trữ” trên cơ sở hệ thống văn bản pháp quy về công tác văn thư lưu trữ và những tồn tại, vướng mắc ở các đơn vị. Cuốn sách được biên tập dưới dạng Hỏi - Đáp với những thông tin ngắn gọn, dễ hiểu và được chia thành các nhóm, mục chuyên biệt từ quy định chung đến trách nhiệm, nhiệm vụ cụ thể, điển hình, giúp cho bạn đọc dễ dàng tiếp cận với những nội dung cốt lõi nhất về nghiệp vụ văn thư lưu trữ.

    Hy vọng cuốn sách này là tài liệu tra cứu nghiệp vụ và giúp cho việc quản lý, tổ chức thực hiện nhiệm vụ văn thư lưu trữ ngày càng nghiêm túc và hiệu quả, góp phần đưa công tác văn thư lưu trữ của tỉnh nhà ngày càng phát triển.
         Mặc dù đã rất cố gắng trong việc biên soạn cuốn sách nhưng do thời gian biên soạn còn hạn chế nên khó tránh khỏi những thiếu sót, Chi cục Văn thư - Lưu trữ rất mong nhận được sự cảm thông và đóng góp ý kiến của độc giả.
           Xin trân trọng cảm ơn./. 

                                                                                                                                                                                       

CHI CỤC VĂN THƯ - LƯU TRỮ  

 

    Xem tệp đính kèm

 

 

 

 


Ý KIẾN PHẢN HỒI:
Từ: Nguyễn Thị Huyền
Thời gian: 29/05/2020 15:59
Nội dung:
Chào các anh/chị Em muốn hỏi về vấn đề đóng dấu trong công tác văn thư lưu trữ ạ: Trường hợp, ban hành quyết định cho doanh nghiệp: bản chính có chữ ký của người có thẩm quyền+đóng dấu đỏ đã scan và gửi qua mail cho các đơn vị/ cá nhân liên quan. Sau đó, mình sẽ photo bản quyết định gốc rồi gửi bản photo cho các đơn vị/cá nhân liên quan (với mục đích lưu) thì có đúng với Luật k ạ? Hay mình bắt buộc phải gửi bản có dấu đỏ cho các cá nhân/đơn vị liên quan lưu ạ. Anh/chị giải đáp giúp em với ạ. E xin cảm ơn

Trả lời:
Chào bạn.      Tại Điểm a, Điểm b, Khoản 1, Điều 19, Nghị định số 30/2020/NĐ-Cp ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư quy định: "Bản gốc văn bản được lưu tại Văn thư cơ quan và phải được đóng dấu ngay sau khi phát hành, sắp xếp theo thứ tự đăng ký; Bản chính văn bản lưu tại hồ sơ công việc". Tại Khoản 8, Khoản 9 điều 3, Nghị định số 30/2020/NĐ-Cp ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư quy định: “Bản gốc văn bản” là bản hoàn chỉnh về nội dung, thể thức văn bản, được người có thẩm quyền trực tiếp ký trên văn bản giấy hoặc ký số trên văn bản điện tử; Bản chính văn bản giấy” là bản hoàn chỉnh về nội dung, thể thức văn bản, được tạo từ bản có chữ ký trực tiếp của người có thẩm quyền". Như vậy, việc lưu bản photo không đúng quy định tại Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư.

Từ: Nguyễn Thị Thanh Phương
Thời gian: 27/05/2020 17:28
Nội dung:
Tôi muốn hỏi về thể thức về thẩm quyền ký Hợp đồng, trường hợp Giám đốc ủy quyền cho Phó Giám đốc ký Hợp đồng (có văn bản ủy quyền được nêu trong hợp đồng). vậy thể thức được ghi:
TUQ. GIÁM ĐỐC
PHÓ GIÁM ĐỐC
đúng không ạ? Hay ghi KT ạ? hay chỉ ghi Đại diện Bên A và tên người ký là được ạ?

Trả lời:
Chào bạn Thanh Phương,
     Tại khoản 3, Điều 13 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ quy định: "Trong trường hợp đặc biệt, người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thể ủy quyền cho người đứng đầu cơ quan, tổ chức, đơn vị thuộc cơ cấu tổ chức của mình ký thừa ủy quyền một số văn bản mà mình phải ký. Việc giao ký thừa ủy quyền phải được thực hiện bằng văn bản, giới hạn thời gian và nội dung được ủy quyền. Người được ký thừa ủy quyền không được ủy quyền lại cho người khác ký. Văn bản ký thừa ủy quyền được thực hiện theo thể thức và đóng dấu hoặc ký số của cơ quan, tổ chức ủy quyền.".
    Như vậy Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ không quy định cấp trưởng ủy quyền cho cấp phó ký thừa ủy quyền.

Từ: Nguyễn Thị Huyền
Thời gian: 21/05/2020 13:44
Nội dung:
Chào các anh/chị! Em xin hỏi về điểm mới trong mục ký văn bản của Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 Nghị định của Chính phủ về công tác văn thư như sau: NĐ 30/2020/NĐ-CP quy định: Người được ký thừa lệnh được giao lại cho cấp phó ký thay. Trong khi Thông tư 01/2010/TT-BNV và Nghị định 09/2010/NĐ-CP trước đó lại không quy định việc ký thừa lệnh được ký thay. Em muốn rõ về trường hợp này ạ? Theo em hiểu là trước đây với TT 01 VÀ NĐ 09 thì ký thừa lệnh chỉ được phép cho cấp trưởng. Theo điểm mới của NĐ 30 thì cấp phó ký thay. Ví dụ:
TL. GIÁM ĐỐC
KT. TP HÀNH CHÍNH NHÂN SỰ
PHÓ PHÒNG HCNS
Anh/chị cho em hỏi là ví dụ trên em ghi như vậy có đúng k ạ? Em xin cảm ơn!

Trả lời:
Khoản 4, điều 13, NĐ 30 ghi rõ: "Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thể giao người đứng đầu đơn vị thuộc cơ quan, tổ chức ký thừa lệnh một số loại văn bản. Người được ký thừa lệnh được giao lại cho cấp phó ký thay. Việc giao ký thừa lệnh phải được quy định cụ thể trong quy chế làm việc hoặc quy chế công tác văn thư của cơ quan, tổ chức." Vậy ví dụ của bạn đúng trong trường hợp việc giao ký thừa lệnh đã được quy định cụ thể trong quy chế làm việc hoặc quy chế công tác văn thư của cơ quan bạn.

Từ: Nguyễn Thị Huyền
Thời gian: 19/05/2020 09:24
Nội dung:
Chào các anh/chị! Em xin hỏi 1 vấn đề về cách đánh số đối với hợp đồng kinh tế dành cho Doanh nghiệp. HĐKT em ký hiệu bao gồm: chữ viết tắt của tên loại VB+Tên đơn vị soạn thảo VB (như hình dưới đây) và đánh số từ số 01 vào ngày đầu năm và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm (Theo khoản a Điểm 1 Điều 8 TT 01-BNV) Ví dụ: HĐKT được ban hành vào ngày đầu năm 2020 sẽ được đánh số 01 Số: 01/HĐKT-Tên đơn vị soạn thảo VB HĐKT được ban hành vào ngày đầu năm năm 2021 cũng được đánh số 01 Số: 01/HĐKT-Tên đơn vị soạn thảo VB Sếp em hỏi việc cùng đánh số 01 cho 2 loại hợp đồng trong 2 năm khác nhau ntn có ảnh hưởng gì ko và có đúng với Thông tư 01 của Bộ Nội vụ không ạ?

Trả lời:
Hiện nay thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ về việc hướng dẫn thể thức và trình bày văn bản hành chính đã được bãi bỏ. Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính được quy định tại Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ Nghị định về công tác văn thư. Tại Khoản 1, Điều 15, quy định: "Số và thời gian ban hành văn bản được lấy theo thứ tự và trình tự thời gian ban hành văn bản của cơ quan, tổ chức trong năm (bắt đầu liên tiếp từ số 01 vào ngày 01 tháng 01 và kết thức vào ngày 31 tháng 12 hàng năm). Số và ký hiệu văn bản của cơ quan, tổ chức là duy nhất trong một năm, thống nhất giữa văn bản giấy và văn bản điện tử". Như vậy việc cơ quan cùng đánh số 01 cho 2 loại hợp đồng trong 02 năm khác nhau là đúng với quy định tại Điều 15, Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ.

Từ: Đặng Thị An
Thời gian:
Nội dung:
Tôi muốn hỏi, khi vào nhầm số của văn bản mà đã phát hành rồi thì phải làm sao ạ? Ví dụ: số báo cáo tiếp theo là số 03 nhưng tôi lại ghi nhầm thành số 15

Trả lời:
Căn cứ tại Điểm a, Khoản 1, Điều 8 Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ về hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính, được đăng ký như sau: Số của văn bản là số thứ tự đăng ký văn bản tại văn thư của cơ quan, tổ chức. Số của văn bản được ghi theo chữ số Ả rập, bắt đầu từ số 01 vào ngày đầu năm và kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm. Trường hợp của bạn đã lấy nhầm số của văn bản đi (sai quy định) thì bạn xử lý như sau: Vẫn giữ nguyên VB đi số 15 (vì là VB đã phát hành đi) các ngày sau đó lấy số văn bản đi tiếp theo mình sẽ lấy từ số 03 cho đến số 14, hết số 14 thì lấy 16 (lấy số như này thì sẽ lộn xộn trong ngày ban hành văn bản vì số lớn đăng ký ngày trước, số bé đăng ký ngày sau, nhìn vào sẽ không khoa học nhưng tránh được trống số văn bản) đây chỉ là giải pháp tình thế, bạn phải thật cẩn thận khi lấy số văn bản để tránh những trường hợp sai như này bạn nhé.

Họ tên:
Email:
Địa chỉ:
Nội dung:  
Mã xác nhận:
   
 
TIN MỚI:
- Công tác đăng ký, quản lý hộ tịch năm 1992 - Thành lập Câu lạc bộ ca trù Cổ Đạm, huyện Nghi Xuân, tỉnh Hà Tĩnh - Quá trình hình thành Bệnh viện Tâm thần Hà Tĩnh - Lịch sử hình thành Bệnh viện mắt Hà Tĩnh - Huy động lực lượng củng cố bảo vệ đê Sông La - Thành lập thị trấn Nông trường Thạch Ngọc - Bộ trưởng Phạm Thị Thanh Trà: Quyết tâm thực hiện thành công phương châm hành động năm 2024 của Bộ Nội vụ “Kỷ cương, gương mẫu, chuyên nghiệp, hiệu quả” - Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh tổ chức Hội nghị Viên chức, người lao động năm 2024 - Phát động đợt thi đua gửi tiền tiết kiệm trong dịp tết - Bước chuyển mình trong công tác văn thư lưu trữ tại Hà Tĩnh
TIN CÙNG LOẠI:
- Đảng Cộng sản Việt Nam nhân tố quyết định mọi thắng lợi của cách mạng Việt Nam - Xây dựng Chính quyền điện tử - Thực trạng và đề xuất một số giải pháp - Trách nhiệm của công chức, viên chức trong bối cảnh xây dựng và thực hiện Chính phủ điện tử - Truyền giữ tư liệu cổ bằng phương pháp số hóa tại Đà Nẵng: Nếu không có chuyến khảo sát, nhiều sắc phong cổ sẽ ra đi - Hỏi đáp về nghiệp vụ Văn thư - Lưu trữ - Quản lý sự thay đổi của cơ quan, tổ chức trong quá trình triển khai Hệ thống quản lý tài liệu điện tử - Hội thảo "Nâng cao nhận thức về chương trình Ký ức thế giới của UNESCO" - Thành Hà Tĩnh qua Mộc bản triều Nguyễn - Hướng dẫn đặt tên file và mã phông trong một số trường hợp cụ thể khi thực hiện Thông tư số 02/2019/TT-BNV - Góp thêm tư liệu về năm sinh cụ Phan Đình Phùng